以AI赋能外贸单证，让数字科技成为企业出海的助力

近日，在“出海优品创赢全球”青企出海服务产品与创新案例大赛中，青岛汇信互联技术有限公司参赛产品——汇信AI智能制单：外贸单证自动化智能体，成功入选《青企出海优秀产品名录》，并获评标杆服务产品。

从近50件参赛服务产品中脱颖而出，进入15强决赛路演，再到最终获得认可，这不仅是对汇信AI智能制单产品能力与实践价值的肯定，也是汇信持续探索AI与外贸业务融合的一次成果展示。

一、聚焦企业出海需求，让AI走进真实业务场景

随着中国企业国际化经营不断深入，外贸业务正在面对更加复杂的业务流程与管理要求。

一笔出口订单，从合同签订到货物出运，涉及商业发票、装箱单、报关资料、目的国清关单据等多个环节。

不同单据之间存在大量重复信息，商品名称、规格型号、数量、金额、贸易条款等内容，需要在多个文件中反复填写和核对。

在此前的广交会交流中，汇信团队了解到不少外贸企业在单证管理中面临的实际问题：

一个数字填错，可能给企业带来实际损失。

单证涉及大量业务字段，人工填写和核对过程中，一旦出现关键信息错误，就可能引发改单、报关延误、清关受阻等后续问题。

业务员忙着做单，客户开发时间被挤占。

部分企业由业务员兼任制单工作，资料录入、单据整理、信息核对占用了原本可以投入客户开发和业务跟进的时间。

单证分散处理，修改容易产生信息不一致。

订单信息发生变化时，相关单据可能需要分别修改，增加了人工检查和重复操作的工作量。

这些问题背后，反映出外贸企业在业务数据复用和跨环节协同方面的实际需求。

汇信希望通过AI技术，让重复性的信息处理工作逐步实现智能化，把更多时间留给业务人员进行关键判断和业务拓展。

二、AI智能制单：从重复录入走向业务数据复用

针对外贸单证种类多、信息重复、修改频繁等特点，汇信推出AI智能制单——外贸单证自动化智能体，将AI识别技术与外贸业务管理流程相结合。

围绕“资料识别、数据匹配、人工确认、单证生成”，构建完整的智能制单处理流程。

01智能识别原始业务资料

支持对PDF、Excel、图片等形式的业务资料进行信息识别，提取客户、商品、数量、金额等相关字段。

02业务数据匹配与人工确认

将识别结果与系统业务字段进行匹配，由业务人员对关键信息进行核对确认，减少手工整理和重复录入。

03一套数据协同多个单证场景

围绕同一笔外贸业务，支持结汇、出口报关、目的国清关及国内开票等相关场景的数据使用与单证处理。

04业务信息变更联动

当业务数据发生调整时，通过关联数据更新机制，减少相关单据分别修改带来的重复操作。

这套方案的核心，并不只是让AI帮助企业填写几张单据，而是推动外贸单证从分散制作，转向以业务数据为基础的协同处理。

一次确认、多处复用，让业务数据在不同单证场景中有序流转。

三、从项目实践出发，推动AI与复杂外贸业务融合

AI技术能否真正应用于外贸企业，不仅取决于文档识别能力，也取决于其能否适应真实业务中的单证规则、数据结构和管理流程。

对于业务覆盖多个国家和地区的出口型企业而言，不同目的国的单证要求、不同业务系统的数据来源，以及不同单据模板之间的关系，都需要在实施过程中进行具体处理。

在某大型制造业出口企业的数字化项目中，汇信团队围绕多系统业务数据协同、单证模板管理及出口业务流程开展相关建设。

项目涉及多国家和地区的出口业务，以及多个业务系统之间的数据协同。

这一类实践也说明，外贸智能制单并非独立于业务系统之外的简单文档生成工具。

它需要与订单、商品、运输、财务等相关业务数据建立联系，并结合企业实际操作流程进行配置和应用。

从单据识别到业务协同，从技术应用到具体流程，汇信持续探索AI与外贸业务相结合的实施路径。

四、27年外贸数字化积累，让AI融入业务全链条

作为深耕外贸数字化领域27年的软件企业， Winseeing汇信外贸软件持续围绕外贸企业的业务特点和管理需求开展产品研发与服务。

从客户开发、商机报价、销售订单，到采购生产、储运单证、财务税务及海外经营，汇信逐步形成了覆盖外贸业务多个环节的数字化产品体系。

在此基础上，汇信将大模型、OCR智能识别和流程自动化等技术与既有业务系统结合，探索AI在外贸经营场景中的实际应用。

AI智能制单正是其中一个具体切入点。

通过将AI能力嵌入原有业务流程，企业不必将单证智能化视为孤立的技术应用，而可以结合现有管理体系，逐步推进业务数据的统一使用与跨环节协同。

行业经验×AI技术×成熟业务系统，让AI从技术能力走向具体业务应用。

五、入选优秀产品名录，持续服务企业出海

此次入选《青企出海优秀产品名录》并获评标杆服务产品，是对汇信AI智能制单产品实践的一次认可。

“青企出海服务产品与创新案例大赛”汇聚了涉外法律、金融、人力资源、数字科技、海外营销等多个领域的服务机构，旨在挖掘优质出海服务产品，推动青岛出海服务资源整合与产业协同。

对于汇信而言，参赛不仅是一次产品展示，也是与行业机构、专家及出海企业交流的机会。

从传统人工制单，到业务数据管理，再到AI参与资料识别、字段匹配与单证生成，外贸单证处理方式正在迎来新的技术选择。

未来，汇信将继续围绕外贸企业实际业务需求，深化AI技术与外贸业务场景的融合，持续完善智能制单及相关数字化产品能力。

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